Introducción
La valoración documental es esencial en la gestión de archivos, ya que define su destino y asegura una administración eficiente y transparente de la información, además de contribuir a la memoria colectiva. En Colombia, esta práctica está regulada por leyes que buscan equilibrar la preservación del patrimonio documental con las demandas de una sociedad en constante evolución y con necesidades de acceso a la información. El Archivo General de la Nación (AGN) (2006) plantea que la valoración documental es una “labor intelectual por la cual se determinan los valores primarios y secundarios de los documentos con el fin de establecer su permanencia en las diferentes fases del ciclo vital”.
Este artículo presenta los resultados de una investigación documental del periodo 1989-2019, que incluye el análisis de la normativa colombiana y artículos académicos sobre la valoración documental y sus influencias teóricas, desde la creación del Archivo General de la Nación en 1989 hasta el 2019, año cuando el AGN promulga el Acuerdo 04 para reglamentar el procedimiento para la elaboración, aprobación, evaluación y convalidación, implementación, publicación e inscripción en el Registro Único de Series Documentales (RUSD) de las tablas de retención documental (TRD) y tablas de valoración documental (TVD). Cabe señalar que este acuerdo fue derogado e incluido como parte del contenido del Acuerdo 01 de 2024 “Por el cual se establece el Acuerdo Único de la Función Archivística, se definen los criterios técnicos y jurídicos para su implementación en el Estado Colombiano y se fijan otras disposiciones”.
Las TRD comprenden la valoración de los documentos activos que produce o producirá una entidad en desarrollo de las funciones asignadas a cada unidad administrativa, conformando un listado de series y subseries con sus correspondientes tipos documentales a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los documentos, así como una disposición final. Por su parte, las TVD son elaboradas para documentos ya producidos, que han pasado a su segunda o tercera etapa del ciclo vital, es decir, hacen referencia a documentación semiactiva de uso ocasional para asuntos administrativos y legales o en etapa inactiva donde los documentos han iniciado su función de conformación del patrimonio documental institucional. Las TVD son realizadas para los documentos producidos en los periodos de la historia de la entidad que no cuentan con TRD (AGN, 2019).
La normativa colombiana va más allá de la simple selección y eliminación de documentos, también procura el respeto de los derechos ciudadanos, promueve la rendición de cuentas y preserva la memoria colectiva. Influenciada tanto por perspectivas tradicionales como contemporáneas, la normativa da forma a cómo se conciben, organizan, valoran y preservan los archivos. Este análisis resalta la complejidad del proceso de valoración documental y la necesidad de un diálogo continuo entre teoría y práctica para preservar la identidad y memoria de la nación.
Metodología
Strauss y Corbin (2002) y Hernández Sampieri, Fernández Collado y Baptista Lucio (2014) señalan que las investigaciones cualitativas permiten obtener detalles complejos de algunos fenómenos, además, priorizan su descripción, comprensión e interpretación, a través de las percepciones y significados producidos por las experiencias de los participantes. En tal sentido, este artículo da cuenta del proceso de análisis e interpretación de la valoración documental en Colombia, a partir de la normativa y los enfoques teóricos de la archivística. De ahí que, al aplicarlo, se pudo describir y reconocer cómo estos enfoques han tenido incidencia en la configuración de este proceso en Colombia.
El método utilizado fue la investigación documental para indagar, analizar y comprender diversas fuentes de información, para expresar un diálogo con la situación objeto de análisis (Gómez, 2010: 228-29). Los documentos analizados fueron el insumo para reconocer las perspectivas teóricas, las características y los autores clave asociados con las orientaciones archivísticas en el proceso de valoración documental y las regulaciones de este proceso en Colombia.
Para el estudio de los enfoques teóricos del proceso de valoración documental (1960 y 2020), se recopilaron 37 artículos en español e inglés de bases de datos y revistas especializadas en archivística, de los cuales 19 fueron seleccionados para un análisis detallado, utilizando fichas bibliográficas. Este primer ejercicio configuró un esquema que facilitó la identificación de enfoques de valoración documental asociados tanto a la corriente archivística custodial como la poscustodial identificando, de cada corriente y enfoque, sus autores representativos, cómo se concibe la valoración documental desde su definición, sus finalidades, características, instrumentos y participantes (Figura 1).
Además, se revisó normativa archivística promulgada por el AGN y otras fuentes, para contextualizar históricamente el proceso de valoración documental en Colombia, abarcando desde 1989 hasta 2019. Se identificaron 31 referencias clave sobre criterios, procedimientos, plazos y disposición final de documentos, las cuales fueron sistematizadas en una línea de tiempo.
Una vez completadas las fichas bibliográficas y la línea del tiempo, se realizó una matriz de análisis que contempló la comparación e interpretación de las posibles aproximaciones de elementos de los enfoques de valoración (Tabla 1). Este ejercicio identificó, en la evolución historiconormativa de la valoración en el país, elementos relacionados con los diferentes enfoques de valoración, a saber:
Tabla 1 Matriz de análisis comparativa
| Enfoques de valoración documental a partir de las corrientes teóricas | Etapas historiconormativas del proceso de valoración documental en Colombia | |||
|---|---|---|---|---|
| Corriente teórica archivística | Enfoque de valoración | Gestación (1989-2000) | Consolidación (2001-2012) | Transformación (2013-2019) |
| Custodial | Teoría del valor | X | X | X |
| Poscustodial | Plan de documentación | - | X | X |
| Estrategia de documentación | - | - | - | |
| Macrovaloración | - | - | X | |
| Evaluación integrada | - | - | - | |
Fuente: elaboración de los autores (2024)
De acuerdo con lo anterior, se observa que en la normativa promulgada en Colombia, sobre valoración documental, se presentó incidencia de los siguientes enfoques teóricos, entre 1989 y 2019: a) la teoría del valor (Schellenberg, [1956] 2003), relacionada con la valoración por parte del productor, basada en la identificación de valores primarios y secundarios, la depuración de los archivos, la consideración del uso y el ciclo vital de los documentos y la salvaguarda del patrimonio documental institucional y del estado; b) el plan de documentación (Booms, 1987; 1991), asociado a la consideración del contexto de producción de los documentos, la inclusión de una especie de crónica contemporánea con los eventos sociales de mayor relevancia y la inclusión de otros actores de la sociedad interesados en la información contenida en los archivos; y c) la macrovaloración (Cook, 1997), desde la consideración de la producción y gestión documental en soportes documentales no tradicionales, el enfoque social y de derechos humanos en los archivos, la transparencia, el acceso a la información y la configuración de la memoria colectiva del país.
Presentación y análisis de resultados
El objetivo del estudio fue identificar las incidencias o aproximaciones de los enfoques teóricos custodial y poscustodial de la archivística en la configuración del proceso de valoración documental en Colombia, a partir de las directrices planteadas por el Estado para garantizar la gestión y valoración de los documentos de archivo y para consolidar el proceso de valoración documental en el país durante el periodo 1989-2019.
Para ello, se realizó una investigación documental que incluyó la consulta de fuentes especializadas con el propósito de examinar y comprender la evolución y desarrollo del proceso de valoración documental en el contexto colombiano durante este periodo. A continuación, se presentan los hallazgos de la investigación, con énfasis en las influencias de los enfoques teóricos en el proceso de valoración documental. Cabe señalar que el alcance no está orientado a realizar un análisis de la estructura de los instrumentos archivísticos TRD y TVD, conocidos como productos de este proceso de obligatorio cumplimiento en las entidades gubernamentales.
La teoría del valor y su influencia en el proceso de valoración documental en Colombia
La teoría del valor del archivista estadounidense Theodore Schellenberg, desarrollada a mediados del siglo XX, marcó un hito en la archivística y la gestión documental. Nació como respuesta al creciente volumen de documentos en las organizaciones, con el objetivo de optimizar los recursos de almacenamiento y evitar la acumulación innecesaria de archivos. Este enfoque se convirtió en una herramienta clave para mejorar los sistemas de archivo, promoviendo la eficiencia y racionalización, especialmente en las organizaciones gubernamentales. La teoría del valor de Schellenberg se basa en la distinción entre valores primarios -probatorios- y valores secundarios -evidenciales e informativos-. Los valores primarios refieren a la utilidad inmediata de los documentos para el uso de la administración, mientras que los valores secundarios son la evidencia que los documentos contienen de la organización y funcionamiento del cuerpo gubernamental que los produjo -valor evidencial- y la información que contienen sobre personas, corporaciones, cosas, problemas, condiciones y otros asuntos por el estilo con los que trate el cuerpo gubernamental -valores informativos- (Schellenberg, [1956] 2003: 164). Este enfoque reconoce que en la valoración documental deben considerarse tanto los criterios de los productores como los de expertos -investigadores de distintas disciplinas-, para identificar el contenido de los documentos -valor primario-probatorio- y la frecuencia de uso real y potencial -valor secundario-evidencial y valor informativo-, para asegurar el aprovechamiento futuro de los documentos y respetar su gestión en las distintas fases del ciclo vital (Schellenberg, [1956] 2003; Cook, 1997; Rockembach, 2018).
En Colombia, durante casi todo el siglo XX, hubo un interés en proteger el patrimonio documental, a partir de la reglamentación en normas generales, no obstante, no se contaba con un marco integral que abordara la función archivística y la valoración documental para evitar problemas, como la desorganización y la pérdida de documentos. Solo hasta finales del siglo se inició un proceso de regulación para la protección del patrimonio archivístico. Entre las disposiciones a destacar se encuentra la Constitución Política de 1991, que elevó el acceso a la información a un derecho fundamental y destacó su importancia en una sociedad democrática, ya que antes estaba regulado por normas de menor jerarquía. En el ámbito archivístico, la declaración constitucional sobre el acceso a la información impulsó la gestión documental y archivística, lo cual promovió la transparencia y la participación ciudadana en la administración pública.
Ahora bien, la valoración documental en Colombia fue consolidada a través de la normatividad archivística emitida por el AGN, institución que fue creada mediante la Ley 80 de 1989. Esta entidad dirige el Sistema Nacional de Archivos (SNA) y coordina la función archivística para conservar el patrimonio documental nacional y facilitar el acceso a los ciudadanos (Congreso de la República de Colombia, 1989). Este desarrollo se enmarcó en el interés compartido entre los países iberoamericanos en la década de 1980 por establecer sistemas nacionales de archivos (Llansó Sanjuan, 2006).
En el desarrollo de políticas asociadas con la función archivística, el AGN emitió el Reglamento General de Archivos, a través del Acuerdo 07 de 1994. Este reglamento se basó en la teoría del valor, que sugiere valorar documentos según su utilidad administrativa y como evidencia de actividades y decisiones organizacionales que constituyen un patrimonio documental invaluable para la historia y la identidad nacional. La valoración documental requiere comprender las funciones del organismo productor y analizar las necesidades administrativas y de investigación histórica presentes y futuras (Schellenberg, [1956] 2003; Cook, 1997; Rockembach, 2018).
En ese sentido, el Acuerdo 07 introdujo conceptos clave, como ‘valoración documental’, ‘valores primarios’ -administrativos, legales, contables, fiscales, jurídicos- y ‘valores secundarios’ -históricos, sustantivos, culturales-, acordes con el ciclo vital de los documentos y la fase de formación de los archivos. También, estableció la responsabilidad de los funcionarios en la organización y conservación de archivos. Además, incorporó lineamientos para la transferencia y la eliminación documental basados en lo dispuesto en la tabla de retención documental (TRD), que debían ser autorizadas por el Comité de Archivo de cada institución por medio de un acta (AGN, 1994, artículos 4, 9, 18, 25-27, 67).
Al consolidarse el Reglamento General de Archivos, el AGN desarrolló un marco normativo colombiano, desde 1995 hasta 2019 que, en su mayoría, se basó en la teoría del valor para fortalecer la gestión documental en el sector público y buscar alternativas que permitieran optimizar recursos económicos y físicos para los depósitos de archivos; reducir la acumulación innecesaria de documentos; y plantear, dentro de la administración pública, la necesidad de gestionar adecuadamente los documentos de archivo en pro de la eficiencia administrativa. Entre las normas emitidas se encontraron:
Primero, el Acuerdo 12 de 1995, que introdujo la creación de comités departamentales de evaluación de documentos por parte de los consejos territoriales, encargados de definir el régimen de acceso y transferencia de documentos a nivel departamental y municipal, así como de gestionar propuestas de TRD y la eliminación de documentos de entidades públicas en estos niveles. Adicionalmente, se definió el Comité de Archivo en cada entidad pública, encargado de asesorar a la alta dirección y establecer políticas y programas de gestión documental (AGN, 1995).
Segundo, el Acuerdo 06 de 1996 reglamentó la creación del Comité Evaluador de Documentos del AGN, responsable del análisis de los valores de los documentos públicos en las solicitudes de eliminación documental y de asesorar, sobre TRD, a la Junta Directiva de la institución (AGN, 1996).
Tercero, el Acuerdo 09 de 1997 estableció el procedimiento de evaluación de TRD por parte del AGN, con un plazo máximo de 30 días para la aprobación, basándose en el concepto técnico emitido por el Comité Evaluador de Documentos. Cabe advertir que, en la década de los noventa se plantearon iniciativas importantes para la creación y regulación de las instancias responsables del estudio de los asuntos relacionados con el valor secundario de los documentos, además, de los lineamientos sobre la selección, transferencia y eliminación de documentos en el ámbito gubernamental (AGN, 1997).
Cuarto, la promulgación de la Ley 594 de 2000-Ley General de Archivos fue crucial para fortalecer la gestión y valoración documental en Colombia. Reafirmó los principios de la teoría del valor de Schellenberg y consolidó normativas previas de menor jerarquía. Esta ley abordó aspectos clave de la valoración documental, como el ciclo vital del documento y las fases de formación de archivos. Reconoció la importancia de los documentos como evidencia legal y como valiosas fuentes de información para la comprensión histórica y cultural (Congreso de la República de Colombia, 2000).
Quinto, la expedición del Acuerdo 46 del 2000 del AGN subrayó la importancia del proceso de eliminación documental, el ciclo vital y el funcionamiento de la entidad productora, con base en los documentos oficiales relativos a su creación, cambios estructurales y funciones (AGN, 2000).
Sexto, el AGN publicó en el año 2001 un manual para la elaboración de TRD, en línea con los principios de la teoría del valor. Este manual destacó la importancia de identificar los valores primarios y secundarios de los documentos, así como la noción del ciclo vital del documento. Metodológicamente, el manual propuso un enfoque estructurado en cuatro fases: 1. Investigación preliminar de la institución; 2. Análisis e interpretación de la información; 3. Presentación y aprobación; y 4. Aplicación. A partir de la publicación Tablas de retención documental y transferencias documentales. Directrices básicas e instructivos para su elaboración, el AGN (2001) proporcionó una guía para orientar a las entidades públicas del sistema nacional de archivos en la elaboración de las TRD y en el envío de documentos históricos al AGN. Esto tuvo como objetivo reducir el incumplimiento de la normativa sobre valoración documental y gestión de archivos expedida entre la década de los noventa y principios del siglo XXI.
Séptimo, en el Acuerdo 39 de 2002 el AGN reglamentó lo dispuesto en el manual, profundizando en la metodología para la elaboración de las TRD. Además, se establecieron lineamientos para el seguimiento y actualización de este instrumento archivístico. La normativa especificó que la entidad productora de documentos debía aplicar un cronograma de seguimiento para evaluar la implementación del instrumento y desarrollar un plan de mejora para ajustarse a los cambios organizativos a lo largo del tiempo (AGN, 2002).
El plan de documentación y su influencia en el proceso de valoración documental en Colombia
El enfoque teórico de Hans Booms, conocido como plan de documentación, destaca la importancia de la participación de la sociedad en la definición de los valores contemporáneos reflejados en los documentos de archivo que se conservarán permanentemente. Según el archivista alemán, no solo el productor de los documentos, sino también distintas personas, deben tener voz para legitimar las decisiones y acontecimientos sociales de una época (Booms, 1987; 1991).
En ese sentido, el plan de documentación para la valoración documental, según el autor, debe basarse en el método histórico e incluir los siguientes aspectos: la elaboración de una crónica contemporánea que registre las fechas importantes de la época en la que se originaron los documentos, la búsqueda de la documentación para analizar la estructura administrativa del productor de los documentos, la valoración de los documentos basándose en su procedencia y contexto para evitar un producto desestructurado, la investigación del contenido de los documentos y establecimiento de un calendario de conservación estándar, y la aplicación del procedimiento de valoración mediante la selección documental (Booms, 1987; 1991).
En Colombia, se identificó cierta influencia de este enfoque en la metodología para elaborar las tablas de valoración documental (TVD), según el Manual de organización de fondos acumulados (AGN, 2003). Es importante reiterar que las TVD en Colombia son el instrumento para valorar documentos ya producidos, que han pasado a su segunda o tercera etapa del ciclo vital, es decir, a documentación semiactiva de uso ocasional en asuntos legales y administrativos o se trata de documentos inactivos que conforman el patrimonio documental y que son empleadas para fines históricos y culturales (AGN, 2019). La metodología para este instrumento establece que se debe:
Restaurar o reconstruir el desarrollo de la institución, pero también de sus estructuras, y acorde con estas la de su producción documental lo cual significa que, a la identificación, la clasificación, la descripción y la valoración se les debe imprimir el carácter dinámico y diacrónico que permitan un análisis flexible y acorde a las circunstancias históricas del ente productor y su gestión (AGN, 2003: 9).
En ese sentido, existen coincidencias entre algunos elementos del enfoque de Booms y la metodología para elaborar TVD en la que se reconoce como importante la historia institucional -en palabras de Booms (1991), crónica contemporánea- que muestre la evolución de la entidad y el orden originario de los archivos, según los cambios en la estructura administrativa y funciones del organismo institucional.
Debe resaltarse que, analizar el desarrollo de la institución con un carácter diacrónico permite reconocer las circunstancias históricas del productor documental, su gestión y las causas de la conformación de los archivos, respetando el principio de procedencia (AGN, 2003: 9). Así, este documento se convierte en una ilustración de los eventos significativos de la época cuando se generaron, es decir, una especie de crónica contemporánea como sugiere Booms.
Asimismo, se observa que “restablecer el contexto histórico de la institución productora […] permitirá ‘reconducir’ los documentos al orden originario que tuvieron en el momento de ser producidos” (AGN, 2003: 20). Esto requiere una investigación exhaustiva basada en fuentes primarias y secundarias para asegurar que la información sea objetiva y veraz.
En el año 2004, mediante el Acuerdo 02, el AGN definió lineamientos básicos para la organización de fondos acumulados y la elaboración de las TVD para los documentos semiactivos o inactivos (AGN, 2004). Esta normativa destaca la importancia de compilar información institucional, como manuales de funciones, procedimientos, estatutos y organigramas, para identificar las unidades administrativas que produjeron documentos a lo largo del tiempo. En la elaboración de las TVD, deben reconocerse los valores primarios y secundarios de los documentos, para determinar los tiempos de retención y la disposición final registrados en este instrumento archivístico (AGN, 2004: 3-5). Esta investigación de la historia y el contenido de la documentación posibilita definir los archivos que conforman parte del patrimonio documental colombiano.
Cabe destacar que, los lineamientos del Manual de organización de fondos acumulados y el Acuerdo 02 de 2004 sirvieron como base para las directrices relacionadas con la formulación de las TVD que fueron incluidas en el Acuerdo 04 de 2019. En esta norma se declaró una metodología que incluyó la recopilación de información de la organización; la reconstrucción de su historia; la identificación de valores primarios y secundarios por un equipo interdisciplinario; y los requisitos que debe cumplir el instrumento archivístico durante la evaluación, por parte del ente convalidador, es decir, el AGN o el Consejo Territorial, para su posterior implementación en la institución (AGN, 2019).
La macrovaloración y su influencia en el proceso de valoración documental en Colombia
El enfoque de macrovaloración, propuesto por Terry Cook, se basa en analizar el contexto de creación de los documentos, enfocándose en las funciones que los originan y no en su contenido. Su propósito es reconocer el valor social del contexto estructural y funcional de los documentos, que revelan las relaciones entre el Estado y sus ciudadanos. Los documentos seleccionados con este enfoque deben conservarse permanentemente, ya sean de organismos oficiales, no gubernamentales, personales u otros, con el objetivo de reflejar diversas perspectivas de la vida social (Cook, 1997; 2007).
Este enfoque se desarrolla en cinco pasos, según el autor: 1. Investigar las funciones, subfunciones, programas y actividades de las organizaciones gubernamentales y no oficiales; 2. Identificar las estructuras de interés primario donde se llevan a cabo las funciones más importantes; 3. Investigar y analizar los sitios específicos de interacción de los ciudadanos con las funciones, programas o actividades; 4. Establecer una hipótesis macrovalorativa sobre la ubicación de la documentación global que refleje la gobernanza significativa en un contexto particular; y 5. Comprobar la hipótesis valorando funcionalmente bloques específicos o tipos de documentos dentro del programa funcional y analizar otros documentos ajenos al programa en cuestión, para evitar duplicidades y considerar sistemas de información que atraviesen fronteras funcionales o estructurales (Cook, 2004).
A continuación, la Tabla 2 presenta la descripción de los pasos de macrovaloración, señalados por Terry Cook (2004), que se han identificado como influencias en la metodología de valoración de Colombia:
Tabla 2 Influencia de la macrovaloración en la valoración documental colombiana
| Pasos de la macrovaloración | Cumplimiento en la metodología de valoración documental en Colombia | |
|---|---|---|
| Sí | No | |
| 1. Investigar las funciones, subfunciones, programas y actividades de las organizaciones gubernamentales y no oficiales | X | - |
| 2. Identificar las estructuras de interés primario donde se llevan a cabo las funciones más importantes | X | - |
| 3. Investigar y analizar los sitios específicos de interacción de los ciudadanos con las funciones, programas o actividades | X | - |
| 4. Establecer una hipótesis macrovalorativa sobre la ubicación de la documentación global que refleja la gobernanza significativa en un contexto particular | X | - |
| 5. Comprobar la hipótesis valorando funcionalmente bloques específicos o tipos de documentos dentro del programa funcional y analizar otros documentos ajenos al programa en cuestión, para evitar duplicidades y considerar sistemas de información que atraviesen fronteras funcionales o estructurales | X | - |
Fuente: elaboración de los autores (2024)
En la normativa archivística colombiana se han evidenciado influencias del enfoque macrovalorativo, que amplía el análisis del proceso de valoración para la configuración del patrimonio documental considerando el contexto de creación de los documentos, particularmente para aquellos relacionados con los derechos humanos. Aunque el desarrollo de los pasos, tal como los plantea Cook, no se ha ejecutado de manera secuencial, diferentes instituciones de Colombia, incluido el AGN, han reglamentado acciones asociadas con la investigación de las grandes y más importantes funciones para realizar valoración funcional y determinar aquellas series documentales de conservación permanente que reflejan la realidad y el contexto colombiano. Un ejemplo es el Acuerdo 04 de 2013, que actualizó el procedimiento para elaborar las TRD y las TVD. En este se introdujo el análisis contextual como criterio para evaluar la relevancia de los documentos para la sociedad, tanto en el presente como en el futuro, considerando las normas aplicables a los documentos en cada sector -contexto legal- y el contexto institucional e histórico (AGN, 2013). Esta perspectiva demuestra un primer acercamiento al enfoque centrado en el contexto de creación de los documentos para su valoración acorde con la teoría de la macrovaloración.
Posteriormente, esta norma fue actualizada con el Acuerdo 04 de 2019 sobre la metodología de elaboración, aprobación, convalidación, registro y publicación de TRD y TVD, que introdujo otro asunto importante en clave de la teoría de la macrovaloración, la interacción con la ciudadanía. Este Acuerdo permitió que los ciudadanos revisaran los instrumentos archivísticos y enviaran observaciones directamente a las entidades responsables, a los consejos territoriales de archivos o al AGN, las cuales podrían afectar las decisiones sobre la disposición final o retención de documentos. Esta participación muestra cómo los ciudadanos interactúan con el Estado, aceptando, rechazando, apelando o modificando programas funcionales y, a su vez, cómo son influenciados por estos (AGN, 2019).
La Circular Externa 03 del AGN contempló algunos pasos metodológicos que pueden interpretarse dentro del enfoque macrovalorativo, ya que instruye a las entidades colombianas en la denominación y disposición final de series documentales mediante un banco terminológico (AGN, 2015a). Los pasos metodológicos contemplados desde el enfoque macrovalorativo planteados por Cook (2004) que coinciden con los lineamientos de la Circular están relacionados con los siguientes puntos:
La investigación del AGN destaca la importancia de conservar permanentemente series documentales que reflejen fenómenos políticos, sociales e históricos, así como el desarrollo institucional en sus funciones y actividades.
El AGN establece lineamientos para que los instrumentos archivísticos de valoración de las entidades principales sirvan como referencia en la definición de tiempos de retención y disposición final, para instituciones de menor jerarquía o territorialidad dentro del mismo sector.
Por otra parte, Colombia adoptó regulaciones sobre derechos humanos y derecho internacional humanitario, lo que advierte una alta proximidad con el enfoque de macrovaloración en relación con sus cinco pasos. El Acuerdo 04 de 2015 prohíbe la eliminación de documentos sobre violaciones a los derechos humanos por parte de las instituciones. Esta normativa exige valorar el contexto de producción documental, considerando las funciones de las entidades públicas relacionadas con la protección y salvaguardia de los derechos humanos y el derecho internacional humanitario (AGN, 2015b). Se propone introducir el reconocimiento del valor social, que abarca la interrelación de los productores de documentos, los procesos sociohistóricos vinculados al conflicto y los ciudadanos (Cook, 2001; 2007). El objetivo es reconocer los derechos de las víctimas en la implementación de la justicia transicional, para promover una representación social más justa en la documentación (AGN, 2015b). Las instituciones colombianas, al momento de identificar y valorar sus series documentales, están en la obligación de determinar cuáles están asociadas con los derechos humanos y el derecho internacional humanitario y valorarlas funcionalmente para su conservación permanente, de tal forma que se habilite la comprobación de documentos que den cuenta de los contextos históricos del país (AGN, 2019).
En 2017, el Archivo General de la Nación y el Centro Nacional de Memoria Histórica expidieron el Protocolo de gestión documental de los archivos referidos a las graves y manifiestas violaciones a los derechos humanos, e infracciones al derecho internacional humanitario, ocurridas con ocasión del conflicto armado interno, que complementa lo dispuesto en el Acuerdo 04 de 2015. Tal estableció directrices y procedimientos para la gestión de estos archivos, así como criterios temáticos para identificarlos y las medidas de valoración, aspectos cercanos al enfoque macrovalorativo (AGN y CNMH, 2017).
Igualmente, la conformación del Archivo del Esclarecimiento de la Verdad, mediante el Decreto Ley 588 de 2017, refleja el enfoque macrovalorativo, que incluye la participación ciudadana en la valoración documental. Este archivo surgió del proceso de implementación del Acuerdo de Paz de 2016 entre el Gobierno colombiano y las Fuerzas Armadas Revolucionarias de Colombia (FARC) (Presidente de la República de Colombia, 2017).
Por consiguiente, en Colombia se reconocen los documentos sobre graves violaciones a los derechos humanos perpetradas por actores gubernamentales o ilegales como testimonios esenciales del conflicto armado. Estos permiten identificar diversas perspectivas, “especialmente a los marginados y a las voces silenciadas por los poderosos y los textos oficiales, buscando la prueba de la gobernación más que del gobierno”, tal y como lo señala Terry Cook (2007: 76). Esto contribuye a una comprensión de la realidad sociopolítica del país y su patrimonio documental.
Desde 2013, el marco normativo colombiano evolucionó de una valoración documental tradicional, centrada en aspectos administrativos y legales, a un enfoque que considera el contexto de creación de los documentos y su impacto social y cultural, especialmente en casos de violaciones a los derechos humanos, lo cual manifiesta un compromiso con la memoria histórica y social, además de la preservación de la diversidad de las voces ciudadanas.
Conclusiones
En Colombia, la teoría del valor de Schellenberg ha influido fuertemente en la valoración documental, pues se aplica tanto en archivos análogos como digitales, manteniendo los fundamentos tradicionales pese a la gestión electrónica del país. Desde la Constitución de 1991, se consolidó el acceso a la información como un derecho fundamental, con un marco normativo que promueve la transparencia, la participación ciudadana y la preservación del patrimonio documental. El Reglamento General de Archivos de 1994 incorporó los principios de Schellenberg, resaltando la importancia de los archivos como patrimonio documental, y proporcionó pautas claras para la organización, conservación y eliminación de documentos oficiales. Esta normativa tuvo incidencia en el periodo 1995-2000, por lo que fue motivo de la creación y reglamentación de instancias de valoración de documentos, tanto a nivel nacional como territorial. Por su parte, la Ley 594 de 2000 y sus reglamentos posteriores fortalecieron esta práctica, la alinearon con la teoría del valor y establecieron un marco normativo integral.
El énfasis en la conformación del patrimonio documental resalta la creciente conciencia sobre los archivos como impulsores fundamentales de la gestión y aplicación del conocimiento, más allá de entenderse como simples depósitos de documentos.
Por otro lado, se han presentado aproximaciones a enfoques complementarios que han enriquecido el desarrollo de la valoración documental en Colombia. El acercamiento a perspectivas como el del plan de documentación (Booms, 1987; 1991) y de macrovaloración (Cook, 2007) en las regulaciones colombianas hacen patente el compromiso por preservar archivos en todos los formatos y contenidos, con el fin de destacar la pluralidad e identidad de las comunidades del país.
Desde 2013, la normativa en Colombia incluye lineamientos sobre el reconocimiento del contexto de creación de documentos, la participación ciudadana en la eliminación de documentos según las TRD y TVD, y la identificación de documentos que deben conservarse de manera permanente por su relación con la misión de las organizaciones o por su valor para la estructuración de entidades en el país. También, destacan las disposiciones legales sobre archivos de derechos humanos en el marco de la justicia transicional y la creación del Archivo del Esclarecimiento de la Verdad.
Estas regulaciones al tiempo de fortalecer el patrimonio documental colombiano al considerar el contexto legal, institucional, histórico y social de los documentos, lo cual amplifica tanto la voz oficial como la de los grupos históricamente marginados o silenciados, consolidan la participación ciudadana en la selección de documentos que delaten y evidencien prácticas más democráticas en la gestión documental.
Ante este panorama, nuestro análisis sugiere que en el contexto colombiano es necesario profundizar en la incorporación de enfoques de valoración documental que provengan de perspectivas poscustodiales, como las promovidas por autores clave en la archivística contemporánea, como Terry Cook con la macro-valoración, Hellen Samuels con la estrategia de documentación, Carol Couture con la evaluación integrada, entre otros. Estos enfoques buscan superar las prácticas tradicionales centradas únicamente en la conservación física y custodia de los documentos y, en cambio, promover una participación más activa de las comunidades en la definición de lo que es importante conservar, para que los archivos, además de reflejar las instituciones de poder, también amplifiquen las realidades sociales y culturales de diversos grupos.
De ahí que el propósito de esta investigación no solo se sitúe en el análisis e interpretación de la evolución de la normativa asociada con la valoración documental en el país y las influencias encontradas en relación con algunos de los enfoques expresados en este artículo, sino que igualmente busca insistir en el planteamiento de modificaciones o mejoras a la metodología actual que incorporen nuevos elementos que favorezcan la configuración de un patrimonio documental más incluyente. Este patrimonio debe representar a una mayor diversidad de voces y habilitar una mayor incidencia ciudadana, a partir de la proposición de una metodología de valoración que contemple elementos de enfoques como la macrovaloración y la estrategia de documentación, los cuales están orientados a no descartar un análisis funcional por sectores, y que fomenten identificar y priorizar las funciones y actividades clave para el país.
Esto sin dejar de lado la valoración documental a nivel institucional, necesaria en el contexto colombiano, que bien puede orientarse por un único instrumento archivístico y no por dos, como sucede actualmente en Colombia con la TRD y la TVD, y que valore de una mejor manera los documentos durante su ciclo vital y de forma integral las funciones de las entidades y la producción de documentos, independientemente de si son documentos activos, semiactivos o inactivos. Lo anterior implica el involucramiento de un equipo interdisciplinario diverso y una participación ciudadana activa.
Consideraciones finales
Con respecto a la correspondencia de la aplicabilidad y efectividad de la valoración documental en el contexto colombiano y bajo el marco normativo mencionado, no se han identificado investigaciones que evalúen la efectividad de la valoración documental en el país. Aunque el AGN supervisa a las instituciones públicas y las privadas con funciones públicas, no existe una evaluación clara del impacto de estas decisiones en la organización y uso real de los archivos. Este vacío representa una oportunidad para que los archivistas profundicen en el tema en próximos estudios.
Este análisis de los enfoques teóricos de valoración documental en Colombia sugiere aproximaciones que contribuyen al desarrollo archivístico del país, especialmente en la reflexión sobre el pasado y presente de este proceso. Plantea preguntas sobre la participación ciudadana en la valoración documental y la necesidad de diversificar los mecanismos de participación, así como la aplicación de metodologías diferentes para documentos físicos y digitales. Es crucial realizar futuras investigaciones que consideren las perspectivas de todos los actores involucrados, para adaptar el proceso a los cambios sociales, políticos, culturales y tecnocientíficos del siglo XXI.